Politica de confidențialitate

Ultima actualizare: 1 Martie 2024

1. Introducere

Această politică de confidențialitate descrie modul în care APP PARTNER S.R.L. (denumită în continuare "SmartGym", "noi", "compania noastră") colectează, folosește, stochează și protejează informațiile cu caracter personal pe care ni le furnizați când utilizați platforma smartgym.ro și serviciile asociate.

Prin utilizarea serviciilor noastre, acceptați prelucrarea datelor cu caracter personal conform acestei politici de confidențialitate și a legislației aplicabile privind protecția datelor, inclusiv Regulamentul General privind Protecția Datelor (GDPR) și Legea nr. 190/2018.

2. Informațiile pe care le colectăm

Colectăm și prelucrăm următoarele categorii de date cu caracter personal:

2.1. Date de identificare și contact

Nume și prenume
Adresă de email
Număr de telefon
Adresa fizică (pentru facturare)
Date de identificare fiscală (CUI, CNP pentru persoane fizice)

2.2. Date despre afacerea dumneavoastră

Denumirea sălii de sport
Adresa sălii de sport
Programul de funcționare
Facilitățile oferite
Numărul de membri
Tipurile de abonamente oferite

2.3. Date despre membrii sălii

Informații de identificare (nume, prenume, CNP)
Date de contact (email, telefon)
Adresă de domiciliu
Date despre abonamente (tip, perioada de valabilitate, preț)
Istoricul intrărilor în sală
Date de plată și facturare
Date de sănătate (doar cu consimțământ explicit pentru antrenamente personalizate)

2.4. Date tehnice și de utilizare

Adresa IP
Tipul de browser și versiunea
Sistemul de operare
Data și ora accesului
Pagina de referință
Activitățile efectuate în platformă
Cookie-uri și tehnologii similare

2.5. Date de comunicare

Istoricul comunicărilor prin email
Înregistrări ale apelurilor de suport
Feedback și recenzii
Mesaje trimise prin platformă

3. Scopurile și bazele legale ale prelucrării

Prelucrăm datele cu caracter personal în următoarele scopuri și pe baza următoarelor baze legale:

3.1. Executarea contractului (Art. 6(1)(b) GDPR)

Furnizarea serviciilor de management pentru sălile de sport
Gestionarea conturilor de utilizator
Procesarea plăților și facturarea
Gestionarea membrilor și abonamentelor
Furnizarea suportului tehnic
Comunicarea despre servicii și actualizări

3.2. Interesul legitim (Art. 6(1)(f) GDPR)

Îmbunătățirea platformei și serviciilor
Analiza utilizării și performanței
Prevenirea fraudelor și securitatea
Marketing direct (cu posibilitatea de opoziție)
Dezvoltarea de noi funcționalități
Backup-uri și recuperarea datelor

3.3. Consimțământul (Art. 6(1)(a) GDPR)

Marketing direct prin email (cu posibilitatea de retragere)
Utilizarea cookie-urilor non-esențiale
Prelucrarea datelor de sănătate pentru antrenamente personalizate
Comunicări de marketing prin SMS
Partajarea datelor cu terți pentru servicii specifice

3.4. Obligația legală (Art. 6(1)(c) GDPR)

Îndeplinirea obligațiilor fiscale și contabile
Păstrarea înregistrărilor conform legislației
Cooperarea cu autoritățile competente
Respectarea cerințelor de audit

4. Securitatea datelor

Implementăm măsuri tehnice și organizaționale adecvate pentru a proteja datele cu caracter personal împotriva prelucrării neautorizate, pierderii, distrugerii sau deteriorării accidentale:

4.1. Măsuri tehnice de securitate

Criptare: Toate datele sunt criptate în tranzit (SSL/TLS) și în repaus (AES-256)
Autentificare: Sistem de autentificare multi-factor pentru accesul administrativ
Firewall și protecție: Firewall-uri și sisteme de protecție împotriva intruziunilor
Monitorizare: Monitorizare continuă a activității și detectarea anomaliilor
Actualizări de securitate: Aplicarea regulată a patch-urilor de securitate
Backup-uri criptate: Backup-uri regulate și criptate ale datelor

4.2. Măsuri organizaționale

Accesul la date: Principiul "need-to-know" - accesul doar pentru personalul autorizat
Formarea personalului: Formare regulată privind protecția datelor și securitatea
Politici de securitate: Politici stricte de securitate și proceduri de răspuns la incidente
Audit-uri regulate: Audit-uri de securitate și evaluări de risc
Contracte cu furnizorii: Acorduri stricte de confidențialitate cu toți furnizorii

4.3. Păstrarea datelor

Datele sunt păstrate pe perioade diferite în funcție de scopul prelucrării:

Date de cont: Până la ștergerea contului + 90 de zile
Date de facturare: 10 ani (conform legislației fiscale)
Date de comunicare: 3 ani de la ultima comunicare
Date de marketing: Până la retragerea consimțământului
Log-uri de securitate: 1 an

5. Drepturile dumneavoastră

Conform Regulamentului GDPR, aveți următoarele drepturi în calitate de persoană vizată:

5.1. Dreptul de informare și acces (Art. 13, 14, 15 GDPR)

Dreptul de a fi informat despre prelucrarea datelor dumneavoastră
Dreptul de a obține o copie a datelor cu caracter personal prelucrate
Dreptul de a cunoaște scopurile, bazele legale și perioadele de păstrare
Dreptul de a cunoaște destinatarii datelor

5.2. Dreptul la rectificare (Art. 16 GDPR)

Dreptul de a solicita corectarea datelor inexacte
Dreptul de a completa datele incomplete
Obligația noastră de a rectifica datele în termen de 30 de zile

5.3. Dreptul la ștergerea datelor - "Dreptul de a fi uitat" (Art. 17 GDPR)

Dreptul de a solicita ștergerea datelor când nu mai sunt necesare
Dreptul de a solicita ștergerea când retrageți consimțământul
Dreptul de a solicita ștergerea când datele au fost prelucrate ilegal
Excepții: când prelucrarea este necesară pentru exercitarea dreptului la libertatea de exprimare sau pentru îndeplinirea unei obligații legale

5.4. Dreptul la restricționarea prelucrării (Art. 18 GDPR)

Dreptul de a solicita restricționarea prelucrării când contestați exactitatea datelor
Dreptul de a solicita restricționarea când prelucrarea este ilegală
Dreptul de a solicita restricționarea când nu mai avem nevoie de date, dar le păstrăm pentru exercitarea unor drepturi legale

5.5. Dreptul la portabilitatea datelor (Art. 20 GDPR)

Dreptul de a primi datele într-un format structurat, utilizat în mod obișnuit și care poate fi citit automat
Dreptul de a transmite aceste date către alt operator
Aplicabil doar pentru datele prelucrate pe baza consimțământului sau contractului

5.6. Dreptul de opoziție (Art. 21 GDPR)

Dreptul de a vă opune prelucrării pentru marketing direct
Dreptul de a vă opune prelucrării pe baza interesului legitim
Dreptul de a vă opune prelucrării pentru cercetare științifică sau istorică

5.7. Dreptul de a nu fi supus unei decizii individuale automatizate (Art. 22 GDPR)

Dreptul de a nu fi supus unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automatizată
Dreptul de a solicita intervenția umană în procesul de luare a deciziilor
Dreptul de a exprima punctul de vedere și de a contesta decizia

5.8. Procedura de exercitare a drepturilor

Pentru a exercita oricare dintre aceste drepturi, vă rugăm să:

Trimiteți o cerere scrisă la contact@smartgym.ro
Specificați clar dreptul pe care doriți să îl exercitați
Includeți o copie a unui act de identitate pentru verificare
Răspundem în termen de 30 de zile calendaristice
În cazuri complexe, perioada poate fi prelungită cu încă 60 de zile

6. Partajarea datelor cu terți

Nu vindem, nu închiriem și nu partajăm datele cu caracter personal cu terți, cu excepția următoarelor situații:

6.1. Furnizori de servicii

Furnizori de cloud computing: Pentru hosting și stocarea datelor
Furnizori de procesare plăți: Stripe pentru procesarea plăților online
Furnizori de email: Pentru trimiterea notificărilor și comunicărilor
Furnizori de SMS: Pentru trimiterea notificărilor SMS
Servicii de analiză: Google Analytics pentru analiza utilizării

6.2. Obligații legale

Partajarea cu autoritățile competente când este cerut prin lege
Cooperarea cu organele de investigație în cazuri legale
Respectarea cerințelor de audit și conformitate

6.3. Transferuri internaționale

În cazul transferurilor de date către țări din afara Spațiului Economic European, ne asigurăm că:

Țara destinatar are un nivel adecvat de protecție (decizie de adecvare)
Utilizăm clauze contractuale standard aprobate de Comisia Europeană
Implementăm măsuri de protecție suplimentare când este necesar

7. Cookie-uri și tehnologii similare

Utilizăm cookie-uri și tehnologii similare pentru a îmbunătăți experiența dumneavoastră pe platformă:

7.1. Tipuri de cookie-uri

Cookie-uri esențiale: Necesare pentru funcționarea de bază a platformei
Cookie-uri de performanță: Pentru analiza utilizării și îmbunătățirea serviciilor
Cookie-uri de funcționalitate: Pentru a vă aminti preferințele
Cookie-uri de marketing: Pentru personalizarea conținutului publicitar

7.2. Gestionarea cookie-urilor

Puteți gestiona preferințele cookie-urilor prin setările browser-ului
Cookie-urile esențiale nu pot fi dezactivate fără a afecta funcționalitatea
Cookie-urile non-esențiale necesită consimțământul dumneavoastră
Puteți retrage consimțământul oricând prin setările platformei

8. Protecția copiilor

Serviciile noastre nu sunt destinate copiilor sub 16 ani. Nu colectăm în mod conștient date cu caracter personal de la copii sub această vârstă.

Dacă descoperim că am colectat date de la un copil sub 16 ani fără consimțământul părinților, vom șterge imediat aceste date.

Pentru copii între 16-18 ani, este necesar consimțământul părinților sau tutorelor legali.

9. Modificări ale politicii de confidențialitate

Ne rezervăm dreptul de a actualiza această politică de confidențialitate periodic pentru a reflecta modificările în practicile noastre sau din alte motive operaționale, legale sau de reglementare.

Vă vom notifica despre orice modificări importante prin:

Email la adresa de contact furnizată
Notificări în platformă
Actualizarea datei "Ultima actualizare" din această politică

Vă încurajăm să revedeți periodic această politică pentru a fi la curent cu modul în care protejăm datele dumneavoastră.

10. Autoritatea de supraveghere

Dacă considerați că prelucrarea datelor cu caracter personal încălcă legislația privind protecția datelor, aveți dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere competentă:

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP)

Adresă: B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, București
Telefon: +40.318.059.211
Email: anspdcp@dataprotection.ro
Website: www.dataprotection.ro

11. Contact

Pentru orice întrebări despre această politică de confidențialitate, pentru exercitarea drepturilor dumneavoastră sau pentru orice aspect legat de prelucrarea datelor cu caracter personal, ne puteți contacta la:

11.1. Responsabilul cu protecția datelor

APP PARTNER S.R.L.

Email: contact@smartgym.ro
Telefon: 0732110709
Adresă: București, Sectorul 4, Strada PISCULUI, Nr. 15, camera 1, Bloc 49; Scara 2, Etaj 2, Ap. 52

11.2. Delegatul pentru protecția datelor (DPO)

În prezent, nu avem un DPO desemnat, dar puteți contacta echipa noastră de suport pentru orice întrebări legate de protecția datelor.

11.3. Timpul de răspuns

Cererile de informare: 30 de zile calendaristice
Cererile de exercitare a drepturilor: 30 de zile calendaristice
În cazuri complexe: până la 90 de zile calendaristice
Urgențe de securitate: 24 de ore